Die Kommunen Erwitte, Anröchte und Bad Sassendorf haben im Sommer 2023 für das Personenstandswesen einen einheitlichen Standesamtsbezirk gebildet. Dies soll dem Fachkräftemangel entgegenwirken, eine zuverlässige Erreichbarkeit gewährleisten und den Service verbessern. Die Kooperation soll einen vernünftigen Service im Sinne der Bürgerinnen und Bürger gewährleisten und dabei zunehmend auch digitale Angebote berücksichtigen.
Nach dem Start in den Räumlichkeiten am Hellweg sind die vier Kolleginnen um Leiterin Julia Kaiser-Gerlach seit Beginn des Jahres 2025 im Schloss Erwitte zu finden, wo sie den Bürgerinnen und Bürger neben den klassischen Trauungen ein umfassenden Portfolio an Dienstleistungen zum Personenstandswesen anbieten – eine ganze Reihe davon nun auch digital, was im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digital Take Away“ des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung Nordrhein-Westfalen (MHKBD NRW) kompakt vorgestellt wurde. Ziel des Ministeriums und von Ministerin Ina Scharrenbach ist es dabei, Good Practice-Beispiele kommunaler Projekte mit landesweit bedeutsamen Inputs in die Breite der Kommunen in NRW zu kommunizieren.
Konkret werden ein volldigitalisierter Prozess zur Urkundenanforderung mit E-Payment inklusive der Bezahlmöglichkeit via PayPal sowie optionale Videosprechstunden angeboten. Die Onlinedienste „Ehe Online“ machen zukünftig die Verwaltungsleistungen rund um die Ehe schneller und einfacher. Über das Serviceportal der Stadt Erwitte können unter anderem Unterlagen für die Eheschließung online eingereicht werden.
Zukünftig wird der in Kürze ebenfalls neu eingeführte Chatbot der Stadt Erwitte „Erwin“ rund um die Uhr auch für das Standesamt Hellweg allgemeine Fragen zum Personenstandswesen beantworten und, wenn gewünscht, Formulare durch strukturierte Fragen im Hintergrund ausfüllen und versenden.
Ein weiterer Schwerpunkt wird in diesem Jahr die Digitalisierung sämtlicher Personenstandsregister durch eine geeignete Firma sein, um eine volldigitale Aktenführung vorbereiten und genealogische Anfragen zeitgemäß beantworten zu können.
Erwittes Bürgermeister Hendrik Henneböhl und die Leitung des Standesamts Hellweg, Julia Kaiser-Gerlach, konnten rund 100 an der Online-Präsentation teilnehmenden kommunalen Vertreterinnen und Vertretern aus NRW das Projekt vorstellen und Fragen beantworten.
Am 27. Mai 2025 wird das Vorhaben auch auf der Jahrestagung „Interkommunales NRW“ des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung Nordrhein-Westfalen (MHKBD NRW) vorgestellt.
Zum Hintergrund: Die digitale Sammelakte
Am 10. April 2025 wurde ein Erlass des Ministeriums des Innern NRW zur Führung der digitalen Sammelakte bekannt gegeben. Somit ist eine vollständige digitale Aktenführung möglich. Der Erlass hierzu: „Den Standesämtern obliegt die Verpflichtung zu einer ordnungsgemäßen Führung der Sammelakten. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) hat den Ländern am 12.02.2025 mit dem Bundesministerium der Justiz abgestimmte Hinweise zur Beweiskraft von öffentlichen elektronischen Dokumenten bzw. Scans öffentlicher Urkunden übersandt. Danach hat letztlich das aktenführende Standesamt in eigener Verantwortung zu entscheiden, wie es mit den Papierdokumenten nach dem Erfassen in der elektronischen Akte umgeht.“
