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59597 Erwitte

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Bürgermeister Hendrik Henneböhl
Am Markt 13
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58675 Hemer
 

Elektronische Kommunikation mit der Stadt Erwitte

Die Stadt Erwitte bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich diese nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Diesen Zugang hat die Stadt Erwitte nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen eröffnet:

De-Mail:

Die Stadt Erwitte ist über De-Mail unter der folgenden Adresse elektronisch sicher und vertraulich zu erreichen:

post@erwitte.de-mail.de

Mit De-Mail kann man verbindliche Rechtsgeschäfte abschließen, solange keine besonderen Erfordernisse an die Form des Rechtsgeschäftes bestehen. De-Mail bietet zusätzliche Sicherheit, denn die bei herkömmlicher E-Mail fehlende Nachweisbarkeit des Eingangs ist mit der Nutzung von De-Mail möglich. Unter Verwendung der (durch den De-Mail-Anbieter) qualifiziert elektronisch signierten Versand- und Eingangsbestätigungen können sowohl Sender als auch Empfänger nachweisen, dass eine Nachricht versendet wurde oder eingegangen ist.

Für einen im Verhältnis zum Gesamtvolumen geringen Anteil der Rechtsgeschäfte ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Die elektronische Abwicklung solcher Rechtsgeschäfte setzt heute in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur nach Signaturgesetz durch den Nutzer voraus. De-Mail kann auch in diesen Fällen genutzt werden, allerdings muss die entsprechende De-Mail oder das per De-Mail versandte Dokumente dann zusätzlich durch den Nutzer qualifiziert elektronisch signiert werden (siehe unten).

Der Versand per De-Mail allein ersetzt also nicht immer die Schriftform. Gegenwärtig erarbeitet die Bundesregierung ein E-Government-Gesetz, das unter anderem weitere Möglichkeiten schaffen soll, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch alternative elektronische Verfahren, insbesondere De-Mail, zu ersetzen.

Besonderes Behördenpostfach (beBPo):

Das besondere Behördenpostfach dient zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden.

Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind die Kommunen verpflichtet, ab dem 1. Januar 2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes Behördenpostfach einzurichten.

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die De-Mail-Adresse.

Die Postfachadressen finden Sie im beBPo Adressverzeichnis unter dem Namen “Stadt Erwitte”.

Allgemeines

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die das Gesetz Schriftform anordnet, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Dies ist bei der Stadt Erwitte derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des § 3a VwVfG NRW durch qualifizierte Signatur möglich. Wir bitten Sie in diesen Fällen, die Papierform mit Unterschrift zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Erwitte ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Folgende generelle E-Mail-Adresse ist eingerichtet: post@erwitte.de
   Bitte beachten Sie, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Die Stadt Erwitte nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge können in folgenden Dateiformaten verarbeitet werden:
2.  
   • Textdateien im Format ANSI (*.txt)
   • Rich Text Format (*.rtf)
   • Word für Windows (*.doc)
   • Portable Data File (*.pdf)
   • Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
   • Graphics Interchange Format (*.gif)
   • Tag Image File Format (*.tif)
   • Bitmap Pictures (*.bmp)
     
     Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.
      
3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabyte angenommen.
    
4. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Erwitte nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
    
5. Die Stadt Erwitte nimmt aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten und signierten E-Mails an. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.
    
6. Die Stadt Erwitte bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt.
    
7. Wird per E-Mail an die Stadt Erwitte herangetreten, geht die Stadt Erwitte davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
    
8. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.
    
9. Die Stadt Erwitte verwendet eine Software zur Filterung von eingehenden unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.
   Es gelten unter anderem folgende Anti Spam Regeln:

• Mails mit Hintergrundbildern werden als Spam behandelt.
• Mails mit E-Mail Adressen im Subject (Betreffzeile) werden als Spam behandelt.
• Mails von Absendern mit Nummern bzw. E-Mail Adressen (z.B. 458872@aol.com) werden als Spam behandelt.
• Mails mit pornografischen Texten/Wörtern werden als Spam behandelt.
• Mails mit mehr als 10 Weiterleitungsadressen werden als Spam behandelt.
• Mails werden durch Keywordfilter überprüft.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Erwitte und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.

Bitte beachten Sie auch Folgendes:

Sicheres "E-Mailing" mit Ihrer Gemeindeverwaltung ?

Wir haben für Ihre Sicherheit Schutzregeln aufgestellt.

Als besonderen Service bietet Ihre Gemeindeverwaltung die Gelegenheit, einige von Ihnen gewünschte Formulare mit einer Ausfüllhilfe aus unserem Internet-Server abzurufen, ausgefüllt und unterschrieben persönlich bei uns abzugeben oder uns mit Briefpost zu übersenden.

Sie können aber auch den bequemen Weg der elektronischen Post, d.h. "E-Mail" über Internet nutzen - Sie sollten aber wissen, dass dies nicht ohne Risiko ist.

Internetwege sind bekanntlich offen. Sie führen - auch bei Ortssendungen - zumeist durch außer/europäisches Ausland, für das so etwas wie ein Postgeheimnis nicht zwangsläufig besteht. So kann es sein, dass Ihre Mail von hier nach Münster auf einer Internetreise über eine zufällig freie Datenstrecke via China oder die USA unterwegs ist. Da können Sie sich keinesfalls auf Diskretion verlassen.

Folglich können Ihre E-Mails auf den Netzstrecken von Unbefugten unbemerkt und unkontrolliert mehr oder weniger systematisch gelesen, auch bei scheinbar banalem Inhalt verwertet, vor allem aber inhaltlich verändert / verfälscht werden. Ferner ist die netzbedingte Möglichkeit von Adressmanipulationen nicht auszuschließen, so dass die Zurechenbarkeit / Authentizität Ihrer Nachricht, d.h. die Klärung, ob die Nachricht wirklich von Ihnen und nicht Ihrem "Erzfeind" stammt, beileibe nicht selbstverständlich ist.

Deswegen haben wir uns bei der Gemeinde für Ihre Sicherheit folgende Schutzregeln gegeben:

Richten Sie Ihren Antrag über E-Mail an uns, so unterstellen wir zunächst Richtigkeit. Bitte haben Sie aber Verständnis, dass wir Ihre Angelegenheit nur unter Vorbehalt bearbeiten - dafür aber später (etwa beim Abholen fertiggestellter Leistungen) Ihre rechtsgültige Originalunterschrift benötigen, um uns die Richtigkeit aller hier vorliegender Angaben/Daten und die Authentizität Ihres Antrages von Ihnen bestätigen zu lassen.

Ferner gilt Folgendes:

Falls Sie uns "angemailt" haben - rechnen Sie nicht unbedingt mit unserer E-Mail-Antwort !

Sollten Sie Schriftwechsel per E-Mail an uns richten, unterstellen wir zwar, dass Sie auch von uns eine Antwort via E-Mail erwarten. Wir reagieren per E-Mail und Internet aber nur für den Ausnahmefall, dass uns in Ihrer Sache eine allgemein gehaltene Antwort ohne "personenscharfe" oder sensible Sachangaben möglich ist.

Wir nehmen Ihren Datenschutz ernst - auch wenn er nicht zum "Nulltarif" zu haben und aufwändiger ist!

a) Antwortsendungen, in denen sachliche oder persönliche, Ihnen zur Person (Adresse!) zurechenbare Sachverhalte – kurz: personenbezogene Daten - zur Sprache kommen, behandelt wir daher diskret. Wir werden sie nur auf "normalem", vom Briefgeheimnis geschützten Postweg herausgeben - denn wir wollen nicht, dass sich unbefugte Dritte auf den offenen internationalen Übermittlungswesen (Internet) unbemerkt "einklinken" sowie hinter Ihrem Rücken lesen, auswerten und verfälschen können, was nur für Sie bestimmt ist.

b) Sollten Sie allerdings auf das Briefgeheimnis keinen Wert legen und auf jeden Falle eine E-Mail-Antwort erwarten, sollten Sie uns bitte ausdrücklich (schriftlich!) von unseren Diskretionspflichten entbinden!